Da li korona virus primorava vaše preduzeće da se digitalizuje
Trenutno, pandemija koronavirusa primorava preduzeća koja tradicionalno rade sa papirima da iznenada pređu na način upravljanja stvarima bez papira. Iako kancelarija bez papira ima mnogo prednosti, tranzicija može biti teška.
Mnogo je prednosti kancelarije bez papira, ali ima i mnogo aspekata koji su slični fizičkom načinu rada na papiru. Ovo može pomoći preduzećima u tranziciji jer znaju da postoje neke sličnosti između sistema.
Sistem za upravljanje dokumentima
Sistem za upravljanje dokumentima (DMS) je digitalni softver koji pomaže u organizovanju i upravljanju dokumentima.
DMS skladišti sve podatke na centralizovanom serveru i pruža niz prilagodljivih mogućnosti. Ovaj sistem može pretvoriti zapise u različite digitalne formate, indeksirati datoteke prema prilagođenim specifikacijama, koristiti alate za pretraživanje ključnih reči za pronalaženje dokumenata i brzo uređivanje i deljenje datoteka.
Cloud Skladištenje
Proces skladištenja je prilično sličan DMS sistemu. Međutim, cloud je spoljni server kojim upravlja nezavisni dobavljač. Skladištem u cloudu eksterno upravljaju dobavljači skladišta u cloudu. Pored toga, cena je stalna, zasnovana na pretplati i pruža osnovne alate kao što su pretraga i uređivanje datoteka kao deo usluge.
Digitalne tehnologije imaju mnogo prednosti. Uprkos razlikama između kancelarija bez papira i kancelarija koje koriste papir, postoje mnogi aspekti koji ostaju isti.
Organizovani sistemi skladištenja
Ljudi sortiraju i organizuju svoje dokumente na određene načine koje posao želi. Isto je i sa digitalnim dokumentima. Možete sortirati, etiketirati i kategorizirati dokumente po bilo kojem određenom redosledu. Ovo pojednostavljuje proces organizacije mnogo više od fizičkih dokumenata.
Praćenje vremena zadržavanja dokumentacije
Za neke dokumente važno je pratiti vreme čuvanja. Isti postupak funkcioniše i preko sistema bez papira. Sa važećim smernicama i zakonima, od ključne je važnosti pravilno odlaganje papira kada istekne neophodno zadržavanje dokumenata.
Pristup i prenos podataka
Uz fizičke papire, zaposleni mogu da prikupe potrebne dokumente, kao i da ih podele sa različitim odeljenjima sa kojima sarađuju. Međutim, isto važi i za digitalne datoteke. U bilo kom trenutku možete digitalno da pristupite datotekama i pošaljete ih različitim odeljenjima radi lakše i brže komunikacije.
Sigurnost
Jedan od najvažnijih aspekata rada je nivo sigurnosti. Kompanije mogu zaključati i fizičke i digitalne papire. Kroz digitalni sistem datoteke mogu biti zaštićene lozinkom i sigurno zaključane.
Treba vam pomoć da se digitalizujete? Možemo da vam pomognemo!
Prelazak na digitalni sistem ne mora biti gnjavaža ili neprijatnost. Digitalni dokumenti pružaju puno prednosti koje pomažu u funkcionalnosti poslovanja. Ako vam je potrebna pomoć u vezi sa vašim poslovnim dokumentima, imamo veliki izbor dokument skenera koji će vam poslovanje učiniti znatno lakšim, efikasnijim i bržim.
Zaštitite vaše podatke pravilnim rukovanjem poslovnim evidencijama. Mi stojimo na raspolaganju da vam taj proces olakšamo.
Započnite proces digitalizacije danas!
Kontaktirajte nas na 063 200 844 ili putem mail-a. Naš tim stručnjaka će vam u najkraćem mogućem roku dati sve neophodne informacije ili savete koji su vam potrebni za digitalizaciju vašeg poslovanja.